DIGITALIZAÇÃO

A digitalização de documentos resulta em uma surpreendente eficiência na gestão das informações vitais da empresa e ainda, maior redução nos volumes de armazenagem de documentos físicos.


Em São Paulo, nos próximos anos, a digitalização de documentos deve alcançar níveis de utilização cada vez maiores, em todos os segmentos de atividades.

Para atender esta demanda crescente de São Paulo, a Arquivo10, está estruturada para levar a seus clientes uma solução prática e eficiente, podendo flexibilizar estas atividades de acordo com as necessidades dos mesmos.

Resultados com a digitalização de documentos:

• Racionalização do espaço físico na armazenagem de documentos

• Melhoria nas práticas metodológicas da gestão da informação

• Acesso múltiplo e simultâneo a documentos e informações

• Possibilidade de reutilização rápida das mesmas informações

• Proteção do conhecimento organizacional.

• Padronização, otimização e automatização dos processos organizacionais.

• Rastreabilidade e acesso aos registros documentais associados aos processos organizacionais

• Qualificação do processo decisório em decorrência do acesso à informação útil

• Melhoria do clima organizacional formando uma cultura de aprendizagem constante

Rotinas do processo de digitalização de documentos:

• Planejamento dos procedimentos a serem adotados, para implantação ordenada e estruturada dos serviços.

• Definição do formato de indexação aplicável a cada documento

• Execução das atividades de digitalização, incluindo preparação dos documentos, escaneamento, tratamento das imagens, controle de qualidade, indexação por lote de documentos e migração das imagens e dados para o sistema Web;

Treinamento dos usuários para consulta ao sistema e visualização das imagens pesquisadas.